LAPORAN KERJA PRAKTIK PROSEDUR PENERIMAAN MATERIAL AIRCRAFT DI DIVISI RECEIVING PT. DIRGANTARA INDONESIA (KP.16.13.16.4)

Reza Zakaria, Muhammad and Kumala Dewi, Nurlaela and Ariffien, Afferdhy (2016) LAPORAN KERJA PRAKTIK PROSEDUR PENERIMAAN MATERIAL AIRCRAFT DI DIVISI RECEIVING PT. DIRGANTARA INDONESIA (KP.16.13.16.4). [Experiment]

Text BAB I.docx Download (41kB)

Abstract

6.1 Kesimpulan Kegiatan penerimaan dan penanganan material di PT. Dirgantara Indonesia sudah sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang berlaku dan berjalan dengan baik. Walaupun dari segi tenaga kerja, beban pekerjaan Divisi Receiving cukup tinggi mengingat setiap harinya jadwal material baru yang masuk sangat padat dan harus segera ditangani. Permasalahan utama yang terjadi di Divisi Receiving ialah ketika material yang ada ternyata tidak sesuai dengan kontrak atau Purchase Order (PO) sehingga harus dilakukan klaim kepada vendor dengan menerbitkan Discrepancy Report (DR) atau laporan ketidaksesuaian. Status material DR kemudian disimpan di Grief Area (GA) sampai syarat maupun kesepakatan telah terpenuhi. Namun beberapa material DR ada yang memiliki umur ekonomis (khususnya material yang mengandung bahan karet) sehingga saat menunggu klaim, material tersebut telah rusak atau berkurang kualitasnya sehingga rentan untuk digunakan. Hal ini terjadi karena GA merupakan tempat penyimpanan sementara saja (transit) sampai status material DR-nya telah terselesaikan. Sehingga GA tidak dapat mengakomodir penyimpanan material sebaik gudang penyimpanan yang memiliki standar penyimpanan material yang lebih optimal, baik dari suhu ruang, temperatur simpan, pencahayaan, kelembaban dan kondisi lainnya. Selain itu, tidak adanya pengecekan rutin yang dilakukan terhadap material DR juga menjadi salah satu penyebab berkurangnya kualitas material tersebut. Karena idealnya material yang disimpan setiap 6 (enam) bulan sekali harus dicek ulang (retest) atau dikalibrasi oleh tenaga ahli yang mengerti seputar spesifikasi material tersebut. Hal ini tentu saja merupakan kerugian bagi perusahaan baik dari sisi biaya maupun waktu. Untuk itu perusahaan dituntut untuk memilih vendor dengan riwayat penjualan yang baik dan Divisi Procurement sesuai dengan SOP yang berlaku untuk terus melakukan follow-up disertai dokumen dan bukti pelengkap yang berguna untuk mempercepat proses klaim agar status material DR-nya menjadi jelas dan terselesaikan sehingga tidak mengganggu proses produksi perusahaan. Pemakaian software System, Application, Products in data processing (SAP) tentu sangat membantu dalam mempersingkat lead time pada semua proses aktivitas di PT. Dirgantara Indonesia khususnya dalam pertukaran arus informasi antar departemen dan divisi yang sudah terintegrasi satu sama lain. Sehingga segala sesuatunya hanya membutuhkan satu kali input pada sistem. Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/ meng-copy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus meng-update semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu. Dampak integrasi sistem dan pengimplementasian SAP akan menghasilkan : - Pengubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan meng-update modul yang lainnya, bila informasi yang diubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan ter-update secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”. Contohnya, dengan diterbitkannya DR, maka Divisi Procurement dapat menindaklanjuti klaim terkait ketidaksesuaian material yang dikirim kepada vendor. - Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor. Pada aktivitas pengadaan material, data yang penting adalah purchase request mengenai spesifikasi material rekomendasi dari engineer dan vendor information dari Divisi Procurement. - Adanya transparansi data yaitu semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lain sekalipun. Misalnya, memungkinkan untuk mengecek barang atau material yang urgent dan dibutuhkan oleh Divisi Produksi sehingga Divisi Receiving dapat menandai nomor PO-nya dan memilahnya untuk ditangani terlebih dahulu. Implementasi SAP khususnya di Divisi Receiving yang sibuk dengan aktivitas penerimaan material setiap harinya sangatlah vital karena dapat mempercepat proses penerimaan material. Adapun pada pelaksanaan kerja praktiknya, penyusun hanya sempat dibimbing cara menggunakan SAP itupun masih didampingi oleh Mas Raditya Rahman selaku Staff Receiving untuk menginput data material guna mencetak RV maupun membuat DR karena jika ceroboh dan salah memasukkan data maka akan berdampak pada keseluruhan sistem penerimaan material sehingga dibutuhkan pendamping dalam menginput data ke dalam sistem khususnya bagi mahasiswa yang menjalani kerja praktik di PT. Dirgantara Indonesia. Berikut adalah tabel perbandingan aktivitas yang dilakukan secara manual dengan aktivitas yang dipermudah dengan penggunaan SAP yang terjadi di Divisi Receiving. Tabel 6.1 Tabel Perbandingan Penggunaan SAP Jenis Aktivitas Proses Manual SAP 1. Mengambil dokumen Bukti Penyerahan Barang Impor (BPBI). - Staff Receiving harus mendatangi Divisi Traffic dengan membawa data material berupa nomor Purchase Order (PO), kemudian Divisi Traffic membuatkan BPBI-nya . - BPBI sudah dibuat berdasarkan PO. Sehingga ketika forwarder datang dan menurunkan material di dock. Divisi Traffic hanya perlu mencocokkan jumlahnya saja dan menaruh BPBI di atas peti untuk mempermudah pengidentifikasian material oleh Divisi Receiving. 2. Membuat Receiving Voucher (RV). - Pembuatan RV berlangsung lama, terlebih lagi jika material yang diperiksa memiliki kuantitas yang banyak (sehingga harus diketik satu per satu). - Masukkan data material seperti nomor PO dan hasil pemeriksaan. Kemudian mencocokkan nomor BPBI. Setelah itu, data akan disimpan dan ter-update secara otomatis sehingga departemen dan divisi lain dapat melihat atau mengakses informasinya (transparan). 3. Mengecek material yang bersifat urgent. - Sulit untuk dilakukan, mengingat material yang diperiksa sangat banyak dan ditaruh pada tempat penyimpanan secara acak. Sehingga ketika engineer dan staff produksi datang ingin mengambil, barang urgent tersebut harus dicari terlebih dahulu. - Saat proses penerimaan berlangsung kita dapat mengecek status material yang diperiksa dengan memasukkan nomor PO material ke dalam sistem SAP. Pada saat itu juga informasi mengenai barang urgent dapat diketahui sehingga penanganannya dapat diprioritaskan dan diletakkan di tempat terpisah untuk memudahkan pengambilannya nanti. 4. Membuat Discrepancy Report (DR). - Selain membutuhkan waktu yang lama dalam membuat dokumennya secara manual, terdapat kendala lain seperti lamanya waktu untuk menyampaikan material yang DR kepada Divisi Procurement. - Pembuatan DR menggunakan SAP akan membantu Divisi Procurement untuk dapat menyampaikan klaim kepada vendor secara lebih cepat. 5. Melaporkan dokumen invoice ke Divisi Finance. - Diperlukan waktu untuk mengantarkannya. (waste of time) - Informasi dapat diterima dengan sangat cepat (up-to-date). 6.2 Saran 1. Memperkuat koordinasi mengenai status material yang tergolong Discrepancy Report (DR) Saran mengenai permasalahan yang timbul akibat adanya material DR yang tersimpan lama di Grief Area (GA) khususnya ketika jadwal material yang masuk dan diterima sangat padat ialah dengan cara memperkuat koordinasi antara Divisi Receiving, Divisi Procurement, dan Divisi Storage & Warehouse. Karena material yang tersimpan di (GA) harus jelas statusnya apakah akan di-return dan ditukar dengan material yang baru ataukah jika material yang dikirim ternyata kurang maka sisa materialnya akan dikirim secara gratis oleh pihak vendor maupun kesepakatan lainnya hingga kemungkinan memperbaiki sendiri material yang rusak (repair). Proses klaim yang dilakukan Divisi Procurement harus ditunjang oleh Divisi Receiving dalam menunjang kelengkapan dokumen dan persyaratan terkait klaim material yang diajukan lalu dilakukan follow-up kepada vendor agar proses klaimnya dapat berjalan lancar. Sehingga status material DR ini dapat tuntas dan dapat diselesaikan (ditutup) dan dikirim ke Divisi Storage & Warehouse yang membuat berkurangnya material DR yang tersimpan di GA dalam waktu yang lama sehingga mengurangi waste (baik dari biaya pembelian material maupun biaya penyimpanan) bagi perusahaan serta tidak menghambat proses produksi dan perakitan pesawat maupun helikopter. 2. Melakukan pemilihan vendor Karena menurut pengamatan penyusun, klaim Discrepancy Report (DR) kepada vendor terkesan lambat dikarenakan adanya pertimbangan yang menyebabkan klaim tidak bisa dilakukan secara terus menerus dengan intensitas yang tinggi sehingga Divisi Procurement akan menampungnya terlebih dahulu, dengan asumsi dikhawatirkan nanti masih ada material yang berstatus DR juga. Namun di sisi lain, material yang berstatus DR mungkin merupakan material yang dibutuhkan/ urgent sehingga akhirnya Divisi Procurement yang belum selesai memproses klaim kepada vendor pun terdesak dengan adanya purchase request oleh Divisi Produksi dan akhirnya memesan material sejenis lagi sehingga material DR yang ada di GA itupun menjadi waste bagi perusahaan. Saran alternatifnya adalah dengan melakukan pemilihan vendor dilihat dari track record dan pemenuhan permintaannya, apakah selama bermitra vendor tersebut selalu menepati kualifikasi serta mengirim material dengan spesifikasi baik secara kualitas maupun kuantitas sesuai dengan yang terdapat di PO atau tidak. 3. Mengadakan pelatihan penanganan material aircraft Hal ini perlu bukan saja dari pihak PT. Dirgantara Indonesia selaku buyer tetapi juga dari pihak vendor maupun perusahaan sub-kontrak selaku pihak ketiga yang mengantarkan material agar material yang dikirimkan sesuai dengan kontrak penjualan atau PO baik dari segi kuantitas, kualitas, dan spesifikasi hingga expire date-nya (untuk material tertentu). Sehingga meminimalisir adanya kesalahan dari pihak vendor yang mengharuskan terjadinya pengembalian material atau return. Tentunya hal ini dicantumkan pada kontrak perjanjian kerjasama antara buyer dengan vendor agar nantinya vendor pun akan lebih cermat dalam hal mengecek material pesanan sebelum siap untuk dikirim dan mencari perusahaan sub-kontrak yang mampu menangani pengiriman material aircraft dengan baik. Selain itu, seharusnya perusahaan memiliki fungsi kontrol dan pengecekan untuk material yang tersimpan di Grief Area agar dapat terpantau kondisi dan kualitasnya. Hal ini penting mengingat fungsi utama Grief Area hanyalah tempat transit sementara yang fasilitas penyimpanannya terbatas dan bukanlah sebagai ruangan penyimpanan utama material. Penyusun sadar bahwa dalam melakukan kerja praktik ini penyusun hanya mampu mengamati penerimaan material aircraft yang ditangani di lingkungan Divisi Receiving dan aktivitas terkait penanganan materialnya saja. Sementara itu Departemen Receiving, Handling, and Shipping terdiri dari berbagai divisi yang memiliki tugas yang dan fungsi berbeda yang tidak sempat untuk diamati. Maka dari itu, melalui laporan kerja praktik ini penyusun menyarankan jika ada penelitian yang dilakukan di Departemen Receiving, Handling, and Shipping khususnya Divisi Receiving PT. Dirgantara Indonesia untuk dapat mengembangkan permasalahan mengenai penanganan masa kedaluwarsa raw material maupun faktor yang menyebabkan kesalahan vendor dalam mengirimkan materialnya.

Item Type:	Experiment
Subjects:	H Social Sciences > HD Industries. Land use. Labor H Social Sciences > HD Industries. Land use. Labor > HD28 Management. Industrial Management
Depositing User:	Unnamed user with email [email protected]
Date Deposited:	11 Jul 2022 08:43
Last Modified:	11 Jul 2022 08:43
URI:	http://eprint.ulbi.ac.id/id/eprint/1340

Actions (login required)

View Item